オフィスワーカーが1日の3割弱の時間を使っていると言われるメール処理。毎日、何度も何通も送付するため、文章中に必ず記載する署名の書き方について、ちょっとしたこだわりをもっている方も多いと思います。

今回は、メールの署名について、読み手に配慮したスマートな書き方について解説いたします。

 

スマートなメールの署名の書き方のポイント

❏項目ごとに選択できるようにしてコピペができるようにする

❏項目を選択すればすぐに連絡、アクセスができるようにする

❏氏名や社名、製品名は正式社名で記載

❏サービスの提供価値がわかるページをURLリンクにする

 

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スマートな人は相手が署名を活用するシーンを想定して記載する!

❏項目ごとに選択できるようにしてコピペができるようにする

氏名や会社名、部門名、住所や電話番号などは横につなげて記載するのはやめましょう。受信した相手が、連絡先に登録しようとした際に、コピーする際にドラッグ操作が必要になり、手間です。

 

NG:

株式会社ジェネストリーム サンプル太郎

東京都品川区西五反田8-2-12  フラッツ増沢5B

Tel: 03ーxxxxーxxxxx Fax: 03ーyyyyーyyyy

Mail: sample.tarou@example.com

URL: http://genestream.co.jp/

 

 

OK:

株式会社ジェネストリーム

サンプル太郎

東京都品川区西五反田8-2-12 フラッツ増沢5B

03-xxxx-xxxxx

03-yyyy-yyyy (Fax)

sample.tarou@example.com

http://genestream.co.jp/

 

PC操作時は、選択している行の上でトリプルクリック(ダブルクリックにもう一回クリックを追加)をするとその行全体を選択することができます。

相手が、「連絡先への登録」や「文章やリストへの転記」をすることが想定されるため、できるだけ同じ行に複数の項目を入れないようにしましょう。

また、FaxはFaxとわかるように末尾などに明記しましょう。利用頻度が多い電話番号やメールアドレスは、記載しなくても見ればわかるため省いて良いです。

 

❏項目を選択すればすぐに連絡、アクセスができるようにする

今やパソコンだけでなくスマートフォンや携帯電話でメールを確認できる時代。メール文章のテキストを画面上で選択したらすぐに電話がかけられる状態になっていると、相手にメモや暗記をさせる必要がなくスマートです。

電話番号の数字やメールアドレスの英数字は、メーラーやシステムが正確に認識できるように「必ず半角英数字」で記載しましょう。相手によっては全角文字列を含めて記載をするのは、ITリテラシーが低いと思われかねません。

また、署名に所在地を記載する際は、所在地のテキストを画面上で選択するだけで「Googleマップ検索」などの経路検索が起動できるように、経路システムが認識できるように「一度、経路検索をして確かめた上で」記載しておきましょう。こうすることで、相手が来訪してくださる際にも、相手が住所を間違ったり、インターネット検索をすることなくスマートに来社いただくことができます。

 

❏氏名や社名、製品名は正式社名で記載

氏名、社名やその称号(株式会社や一般社団法人など)を記載するのは、相手に正しい呼び方や名称を知らせ、相手が勘違いするなどして間違うことで恥をかいてしまうことがないようにするために必要な配慮です。

また、(株)など省略形は、相手に送付する際は失礼に思われる場合もある記載の仕方のため、使うことは避けましょう。

 

NG:

(株)ジェネストリーム

 

OK:

株式会社ジェネストリーム

 

称号は、帳票やレターの送付時に必ず必要になり、インターネット検索をして調べなくても良いように署名に記載しておく心遣いがあるとスマートです。名刺交換をした際に読み方を聞かれた経験がある方は、必ず読み仮名も記載しておきましょう。

 

❏サービスの提供価値がわかるページをURLリンクにする

URLは、ホームページのトップページのものが使われがちですが、事業規模が大きい会社ほどトップページには様々な情報が氾濫していて、何を見て良いかがわからないものです。

自分自身が所属する組織やミッションに直結するサービスのURLリンク先を必ず記載すると相手も何を扱っているのかをいつも振り返ることができるためスマートです。

 

スマート×デザインであなた独自の署名を!

あまりスマートすぎるのも味気がないと感じる方もいるかもしれません。あなた独自の署名の「枠」や会社名のロゴを文字で表現するなど、アレンジして独自の署名をデザインしてみてはいかがでしょうか。

 

デザイン例:陰影をつける 

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株式会社ジェネストリーム

サンプル太郎

┼  東京都品川区西五反田8-2-12 フラッツ増沢5B

┼┼─  03-xxxx-xxxxx

┼┼┼─  03-yyyy-yyyy (Fax)

┼┼┼┼┼─ sample.tarou@example.com

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出典 メール署名ネット|テンプレート

 

デザイン例:女性の可愛らしさ、華やかさ 

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株式会社ジェネストリーム

サンプル花子

東京都品川区西五反田8-2-12 フラッツ増沢5B

03-xxxx-xxxxx

03-yyyy-yyyy (Fax)

sample.tarou@example.com

 

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デザイン例:個性的で、浮き出たイメージ

 

┃サ┃ン┃プ┃ル┃太┃郎┃ ┃ ┃

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株式会社ジェネストリーム

サンプル花子

東京都品川区西五反田8-2-12 フラッツ増沢5B

03-xxxx-xxxxx

03-yyyy-yyyy (Fax)

sample.tarou@example.com

 

出典 文字絵署名 > 展示室 013

 

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

あまり普段気にしていないような細かいところを取り上げましたが、結局のところ「シンプル・イズ・ベスト&スマート」であると筆者は思います。あなたの現在の署名の書き方はスマートになっていますか?

署名は、デザインの柄にこだわる方が多いですが、受け取る相手がその情報をどのように見るかについて想定していないものが多く見受けられます。

今の時代、スマートフォンによる連絡や経路検索が当たり前のように使われていますから、こういった細かいところでスマートさを出せるとちょっとした印象に残りやすくなるでしょう。

 

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