【社外編】日程調整の返信


チェックリスト

①『Re:』は重ねすぎない

②引用を利用

③なるべく早く返信

 

【社外】日程調整の返信

 

チェック項目

『Re:』は重ねすぎない

件名はそのまま『Re:』を重ねるのでなく出来るだけ書き直してみましょう。どのメールに対しての返信なのか相手がすぐに分かるようにするために、相手が書いた件名は残して、返答内容の概要を『Re:』の前に書き加えます。

メールの往復が続いたら『Re:』が増えて読みづらいので『Re:』は一つだけにしましょう。

○良い例:

2/23(月) 承知しました。Re: 次回打ち合わせの日程について

× 悪い例:

Re:Re:Re:Re:Re:Re: 次回打ち合わせの日程について

 

②引用を利用

メールにおける引用とは元のメールの一部をそのままコピーし、返信で貼付けて利用することです。一般にメールでは引用を「>」で表現します。

相手の文章を引用することで、元のメールにどのような内容が書かれていたかを再度確認する必要がなく、相手の質問や意見に対して自分の答えを伝えやすくなりますね。

相手からきたメールの文章が長い場合は特に効果的なため、ぜひ覚えておきましょう。

 

③なるべく早く返信

メールをもらったらなるべく早く返信をしましょう。メールを確認した、ということを相手に分かってもらうためです。相手は返信をもらいたくて連絡をしていることが多いため、返信が予想以上に早いと「仕事もはやい」、という印象を与えることができるので大切ですね。

すぐに返信できない時は、その旨を伝えましょう。その際、相手が連絡してくれたことへの感謝の言葉も添えること。このように、こちらが忙しい時はまずは取り急ぎのお礼として返信するのが礼儀です。

 

メール例文

件名:

2/23(月)よろしくお願いします。Re: 次回打ち合わせの日程について

 

本文:

株式会社ジェネストリーム
営業部
鈴木 花子様

ご連絡ありがとうございます。

次回の打ち合わせですが、2/23(月) 02:30-03:30でお願い致します。
>>お打合わせの場所は、いつも通り弊社の会議室で行いたいと思います。

場所の件も了解しました。

よろしくお願いします。
———————————————————————————
◯◯商事株式会社
営業部
石田 太郎(イシダ タロウ)
taro_ishida@○○shoji.co.jp

〒999-7777
東京都渋谷区宇田川町1-1-1 △△ビル24F
———————————————————————————

 

まとめ

打合わせ、取材、接待、商品説明など社外の人と日程調整する機会は多いと思います。相手とのメールのやりとりはできるだけスムーズに進めたいですよね。そのためにも返信スピードは重要になってきます。

自分の都合の良い日で決めさせてもらう訳ですから、相手への感謝の気持ちが表現された文章にしましょう。

 

スケジュール調整ならCu-hacker

自分の提示した日時から相手の都合の良い日を選んでもらい、確定日を自分のスケジュール帳に書き込む。この作業はCu-hackerであれば不要です。Cu-hackerを使って日程提示すれば、相手にその中から選んでもらうと同時に自分のGoogleカレンダーに登録されるようになります。これでスムーズに日程調整が完了しますね。

 

Cu-hackerについてはこちら

cu-hackerロゴ

 

【参考資料】

ビジネスメールの書き方

http://email.chottu.net/index.html

ビジネスメールの教科書

http://business-mail.jp/cat_example/outside/request-outside

LIG incブログ

http://liginc.co.jp/life/useful-info/106546