相手と打ち合わせの日程の調整を行うときにメールの文面に困ったことはありませんか?

今回はそんな時に使える日程調整の例文を、日程調整メールを送る際に注意すべきポイントと一緒にご紹介いたします。

 

チェックリスト

❏返信不要と書いてある時は返信しない

❏時間を割いていただいたお礼をする

❏社内メールは短く簡潔に

❏丁寧にしすぎない

 

チェック項目

❏返信不要と書いてある時は返信しない

一部ではお礼メールは迷惑になるという理由から送らないといった意見も見受けられる。もし、相手から「メールは不要」などと伝えられていたら返信は控えましょう。

一般的にはお礼メールは送るのが通例です。感謝の気持ちを伝えられて嬉しくない人はいないはず。相手といい関係を築くためにも不要な場合以外はしっかりと送るようにしましょう。

 

❏時間を割いていただいたお礼をする

お礼メールを送る目的は主に2つです。1つ目は相手に時間を割いていただいたことに対する感謝の気持ちを伝えること。2つ目は相手からいただいた意見や宿題に関して返事をすることです。

この2つをしっかりと文章にいれることが、お礼メールの必須条件です。

 

❏社内メールは短く簡潔に

社内でお礼メールを送る際は、あまり堅苦しくなり過ぎないように短く簡潔な文章にするようにしましょう。社内のお礼メールは素早く書き、素早く読めるようにすることがポイントです。

 

❏丁寧にしすぎない

最高位の敬語(最敬体)を用いるなど堅苦しい文章にならないようにしましょう。

例)

×クールビズについてご案内申しあげます。(最敬体)

○クールビズについてご案内します。

 

メール例文

件名:

【お礼】打ち合わせのお礼と宿題について

 

本文:

山田華子さん

 

お疲れ様です、●●部の鈴木です。

先ほどはお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。

 

山田さんの業務にお役に立てるよう取り組みたいと思います。

まずは、いただいた宿題を確認の上、今週金曜日までに回答いたします。

もし、追加のご質問等がありましたら、お知らせください。

 

どうぞよろしくお願いします。

 

—————

●●部

鈴木太郎

080-xxxx-xxxx

 

 

まとめ

お礼メールは、社内であっても相手との良好な関係を築くためにも大切なものです。打ち合わせの内容の認識合わせも兼ねて、きちんと送りましょう。

 

スケジュール管理ならCu-hacker

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【参考情報】

○○打ち合わせのお礼

http://business-mail.jp/example/%E2%97%8B%E2%97%8B%E6%89%93%E3%81%A1%E5%90%88%E3%82%8F%E3%81%9B%E3%81%AE%E3%81%8A%E7%A4%BC

社内に気を使いすぎ?時短メールの書き方

http://allabout.co.jp/gm/gc/443354/

相手との打ち合わせの日程調整を行うときに、メールの文面の作成にお困りになったことはありませんか?

今回はそんな時に使える日程調整の例文を、日程調整メールを送る際に注意すべきポイントと一緒にご紹介いたします。

 

チェックリスト

❏正確な日時、場所を明記する

❏件名はわかりやすく簡潔に

❏返信のしやすい文面にする

❏連絡先を明記する

 

チェック項目

❏正確な日時、場所を明記する

確認メールで一番大切なことは打ち合わせ日時の確認です。正確な情報を明記してしっかりと相手と確認をしましょう。また、相手がわかりやすいように日時と場所を箇条書きにするとよいでしょう。

 

❏件名はわかりやすく簡潔に

件名は相手がひと目でわかるようなものにしましょう。例えば「企画会議のお知らせ」「打ち合わせ日程の確認」などのようなものがよいでしょう。

 

❏返信のしやすい文面にする

確認メールを送る一つの目的としては、相手へのリマインドを行うというものがあります。万が一、相手が約束を忘れてしまうことがあっても返信しやすいような工夫をするようにしましょう。

例えば、「別のご予定が入っていましたら、調整いたしますので、よろしくお願いします」などのような一文を入れると良いでしょう。

 

❏連絡先の明記

返信を誰にすればよいのかもしっかりと明記しておく必要があります。社内間のやりとりであれば「佐藤までご返信をよろしくお願いいたします」などのような簡単な文面でもよいでしょう。

 

メール例文

 

件名:

○月○日販売企画会議のお知らせ

 

本文:

関係者各位

お疲れさまです。
営業企画部の佐藤です。

販売企画会議の件、下記要項にて行います。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

 

・日時:○月○日(○) 13:00〜16:00
・場所:本社10階第1会議室
・テーマ:「バリアフリー商品の拡販について」

 

尚、添付にて会議資料を送りましたので、要点をご確認の上ご持参ください。

都合により、出席できない方は今週末までに、佐藤までご返信ください。

 

以上、よろしくお願いいたします。

 

まとめ

確認メールは相手に確認を取ることが第一目的です。相手が返信しやすいようにしっかりと配慮したメールを制作することができるようになりましょう。

 

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【参考情報】

打ち合わせアポイントのリマインドメールの例文・文面・書き方

https://mailist.info/template/meeting_remind

今さら聞けないビジネスメールのマナー13選

http://liginc.co.jp/life/useful-info/106546